Politika varstva zasebnosti

1. Namen in področje uporabe

Ta politika varstva zasebnosti pojasnjuje, katere osebne podatke upravljavka obdeluje, za katere namene, na katerih pravnih podlagah, koliko časa jih hrani, komu jih lahko posreduje in katere pravice imajo posamezniki v zvezi z obdelavo osebnih podatkov.

Politika se uporablja za obdelavo osebnih podatkov pri uporabi spletne strani upravljavke, pri poslovni komunikaciji, povpraševanjih, pripravi ponudb, izvajanju storitev strateškega marketinškega svetovanja, poslovnega razvoja, razvoja znamk in ponudbe, marketinških analiz, zunanjega vodenja marketinga, delavnic, izobraževanj in drugih povezanih storitev ter pri pošiljanju e-novic.

Ta politika v trenutni različici ne ureja celovito morebitne prihodnje spletne trgovine, prodaje digitalnih izdelkov ali mobilne oziroma spletne aplikacije. Pred uvedbo katerekoli od teh funkcionalnosti bo upravljavka to politiko ustrezno dopolnila oziroma sprejela ločen dokument.

2. Upravljavec osebnih podatkov

Upravljavka osebnih podatkov je Neja Flak, ki dejavnost opravlja pod blagovno znamko Sherpiful, e-pošta: neja@sherpiful.com.

Upravljavka trenutno opravlja pripravljalne aktivnosti pred registracijo dejavnosti. Po registraciji samostojnega podjetnika, septembra 2026, bo upravljavec postal Sherpiful, Neja Flak Brecelj s.p., matična in davčna številka pa bosta v ta dokument vpisani po registraciji.

Za vprašanja glede obdelave osebnih podatkov ali za uveljavljanje pravic lahko posameznik upravljavko kontaktira na navedeni e-poštni naslov.

3. Kaj je osebni podatek

Osebni podatek je katerakoli informacija, ki se nanaša na določenega ali določljivega posameznika. Določljiv posameznik je oseba, ki jo je mogoče neposredno ali posredno identificirati, zlasti z navedbo imena, identifikacijske številke, podatkov o lokaciji, spletnega identifikatorja ali drugih dejavnikov, značilnih za identiteto posameznika.

4. Katere osebne podatke obdelujemo

Upravljavka obdeluje samo tiste osebne podatke, ki so potrebni za posamezen namen obdelave. Obseg podatkov je odvisen od načina interakcije posameznika z upravljavko.

5. Pravne podlage za obdelavo

Upravljavka osebne podatke obdeluje samo, kadar za to obstaja ustrezna pravna podlaga. Glede na okoliščine posamezne obdelave so pravne podlage zlasti:

• izvajanje pogodbe ali izvajanje ukrepov pred sklenitvijo pogodbe, kadar posameznik pošlje povpraševanje, naroči storitev ali sodeluje pri projektu,
• zakonska obveznost, kadar mora upravljavka obdelovati podatke zaradi davčnih, računovodskih ali drugih pravnih obveznosti,
• privolitev, kadar se posameznik prijavi na e-novice, dovoli nenujne piškotke ali poda drugo prostovoljno soglasje,
• zakoniti interes, kadar je obdelava potrebna za varnost spletne strani, dokazovanje komunikacije, preprečevanje zlorab, uveljavljanje ali obrambo pravnih zahtevkov oziroma osnovno poslovno komunikacijo, če interesi ali pravice posameznika ne prevladajo nad interesi upravljavke.

Kadar obdelava temelji na privolitvi, lahko posameznik privolitev kadarkoli prekliče. Preklic ne vpliva na zakonitost obdelave, ki se je izvajala pred preklicem.

6. Povpraševanja, ponudbe in poslovna komunikacija

Kadar posameznik upravljavki pošlje povpraševanje po e-pošti, telefonu, prek obrazca ali drugega komunikacijskega kanala, upravljavka obdeluje posredovane podatke za pripravo odgovora, pripravo ponudbe, uskladitev projekta, komunikacijo in vodenje evidence poslovnih stikov.

Upravljavka lahko kontaktne podatke oziroma povpraševanja prejme tudi prek obrazcev na družbenih omrežjih ali poslovnih platformah (npr. LinkedIn), če jih upravljavka uporablja za pridobivanje povpraševanj. V tem primeru se za tako pridobljene podatke smiselno uporabljajo enaka pravila kot za podatke, prejete prek kontaktnega obrazca na spletni strani.

Če posameznik podatkov, ki so nujni za pripravo odgovora ali ponudbe, ne posreduje, upravljavka morda ne bo mogla odgovoriti na povpraševanje ali pripraviti ustrezne ponudbe.

Upravljavka ne uporablja avtomatiziranega sprejemanja odločitev, ki bi imelo pravne ali podobno pomembne učinke za posameznika.

7. Izvajanje storitev in projektna dokumentacija

Pri izvajanju storitev strateškega marketinškega svetovanja, poslovnega razvoja, delavnic, izobraževanj in drugih povezanih storitev upravljavka obdeluje podatke, ki so potrebni za izvedbo naročila, usklajevanje projekta, pripravo gradiv in analiz, potrjevanje faz, izdajo računov, dokazovanje izvedbe in uveljavljanje pravic iz pogodbenega razmerja.

Naročnik je odgovoren, da ima zakonito podlago za posredovanje osebnih podatkov tretjih oseb, kadar upravljavki posreduje gradiva, kontaktne podatke, podatke o svojih strankah ali uporabnikih ali druge informacije, ki se nanašajo na tretje osebe.

Kadar naročnik upravljavki v okviru marketinškega svetovanja, analiz ali zunanjega vodenja marketinga posreduje podatke o svojih strankah, uporabnikih ali kontaktih (npr. baze e-poštnih naslovov, podatke iz CRM ali analitičnih orodij), upravljavka za te podatke praviloma nastopa kot obdelovalka, naročnik pa kot upravljavec. V takem primeru mora naročnik zagotoviti ustrezno pravno podlago za posredovanje, z upravljavko pa je treba pred izvedbo skleniti pogodbo o obdelavi osebnih podatkov, kadar je to potrebno po veljavni zakonodaji.

Če naročnik upravljavki posreduje gradiva, ki vsebujejo osebne podatke, mora upravljavko predhodno obvestiti o naravi teh podatkov, še posebej kadar bi šlo za občutljive ali posebne vrste osebnih podatkov.

8. Spletna stran in piškotki

Upravljavka ob obisku spletne strani obdeluje tehnične podatke, ki so potrebni za delovanje, varnost in prikaz spletne strani, kot so IP naslov, podatki o napravi, brskalniku, času dostopa in obiskanih podstraneh.

Nujni piškotki oziroma podobne tehnologije se lahko uporabljajo za zagotavljanje delovanja spletne strani, varnosti in osnovnih funkcionalnosti. Analitični piškotki (npr. Google Analytics 4) se uporabljajo samo na podlagi veljavne privolitve uporabnika, dane pred njihovo namestitvijo.

Podroben seznam piškotkov in podobnih tehnologij je urejen v ločeni politiki piškotkov.

9. E-novice in neposredno trženje

Če se posameznik prijavi na prejemanje e-novic, upravljavka njegov e-poštni naslov in ime uporablja za pošiljanje novic, obvestil o storitvah, vsebinah, delavnicah, dogodkih ali drugih poslovnih informacijah upravljavke prek orodja Mailchimp.

E-novice se pošiljajo na podlagi privolitve posameznika oziroma druge dopustne pravne podlage, kadar jo določa zakon. Posameznik se lahko od prejemanja e-novic kadarkoli odjavi prek odjavne povezave v sporočilu ali z zahtevo na e-poštni naslov upravljavke.

Upravljavka brez ustrezne pravne podlage ne pošilja nenujnih tržnih sporočil posameznikom, ki se na takšno obveščanje niso prijavili oziroma pri katerih zakon ne dopušča drugačne podlage.

10. Uporabniki, obdelovalci in tretje osebe

Upravljavka osebnih podatkov ne posreduje nepooblaščenim tretjim osebam. Podatki se lahko posredujejo tretjim osebam samo, kadar je to potrebno za izvedbo storitev, izpolnitev zakonskih obveznosti, varnost, uveljavljanje pravic ali kadar posameznik v to privoli.

Upravljavka lahko za posamezna opravila uporablja pogodbene obdelovalce, ki osebne podatke obdelujejo v njenem imenu in za njen račun ter samo v skladu z njenimi navodili. To so lahko zlasti:

• ponudnik gostovanja spletne strani in e-pošte,
• ponudnik izdelave oziroma vzdrževanja spletne strani ali IT podpore, kadar je vključen,
• ponudnik orodja za e-novice (Mailchimp),
• ponudnik analitičnega orodja (Google Analytics 4),
• ponudnik orodja za rezervacijo sestankov (npr. Calendly), če bo uporabljen,
• zunanji sodelavci ali podizvajalci (npr. IT razvijalec, upravljavec družbenih omrežij, fotograf), kadar je to potrebno za izvedbo naročila,
• naročniki, kadar upravljavka v okviru svetovanja obdeluje osebne podatke njihovih strank ali uporabnikov (glej 7. točko).

Pred uvedbo konkretnega orodja mora upravljavka preveriti, ali ponudnik nastopa kot obdelovalec ali samostojni upravljavec, skleniti ustrezno pogodbo o obdelavi osebnih podatkov, kadar je potrebna, in posameznike ustrezno obvestiti.

11. Prenosi osebnih podatkov v tretje države

Upravljavka si bo prizadevala uporabljati ponudnike, ki osebne podatke obdelujejo znotraj Evropske unije oziroma Evropskega gospodarskega prostora. Ker orodja, kot sta Mailchimp in Google Analytics, podatke lahko obdelujejo tudi v Združenih državah Amerike, bo upravljavka pred njihovo uvedbo oziroma pred objavo spletne strani preverila, ali je ponudnik vključen v veljavni EU-U.S. Data Privacy Framework oziroma ali so zagotovljeni drugi ustrezni zaščitni ukrepi, kot so standardne pogodbene klavzule.

12. Hramba osebnih podatkov

Osebni podatki se hranijo samo toliko časa, kolikor je potrebno za dosego namena, za katerega so bili zbrani, oziroma toliko časa, kolikor to zahteva zakon ali je potrebno za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov.

Podatki, ki se obdelujejo na podlagi privolitve, se praviloma hranijo do preklica privolitve oziroma do ugotovitve, da podatek (npr. e-poštni naslov) ni več veljaven, razen če obstaja druga pravna podlaga za nadaljnjo hrambo. Podatki iz poslovnih in računovodskih evidenc se hranijo v skladu z davčnimi, računovodskimi in drugimi zakonskimi roki.

Po poteku roka hrambe se osebni podatki izbrišejo, anonimizirajo ali drugače varno odstranijo, razen če nadaljnjo hrambo zahteva zakon ali odprt pravni postopek.

13. Varnost osebnih podatkov

Upravljavka izvaja razumne tehnične in organizacijske ukrepe za varstvo osebnih podatkov pred nepooblaščenim dostopom, izgubo, uničenjem, spremembo, razkritjem ali drugo nedovoljeno obdelavo.

Ukrepi lahko vključujejo zlasti omejen dostop do osebnih podatkov, uporabo gesel, redno posodabljanje naprav in programov, varnostne kopije, previdnost pri pošiljanju podatkov po e-pošti, uporabo zanesljivih ponudnikov storitev ter omejitev dostopa zunanjim sodelavcem samo na podatke, ki jih potrebujejo za svoje delo. Kljub varnostnim ukrepom noben elektronski prenos podatkov ali sistem hrambe ni popolnoma varen. Če upravljavka zazna kršitev varstva osebnih podatkov, bo ravnala v skladu z veljavno zakonodajo in po potrebi obvestila pristojni nadzorni organ oziroma posameznike.

14. Pravice posameznikov

Posameznik ima pod pogoji, ki jih določa veljavna zakonodaja, naslednje pravice:

• dostop do osebnih podatkov: pravico izvedeti, ali se podatki o njem obdelujejo, in pridobiti informacije o obdelavi,
• popravek: pravico zahtevati popravek netočnih ali dopolnitev nepopolnih osebnih podatkov,
• izbris: pravico zahtevati izbris osebnih podatkov, kadar so za to izpolnjeni zakonski pogoji,
• omejitev obdelave: pravico zahtevati omejitev obdelave v primerih, ki jih določa zakon,
• prenosljivost podatkov: pravico prejeti podatke v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki, kadar so izpolnjeni pogoji,
• ugovor: pravico ugovarjati obdelavi, ki temelji na zakonitem interesu, ter vedno ugovarjati neposrednemu trženju,
• preklic privolitve: pravico kadarkoli preklicati privolitev, kadar obdelava temelji na privolitvi,
• pritožba pri nadzornem organu: pravico vložiti pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije.

Zahtevo za uveljavljanje pravic lahko posameznik pošlje na e-poštni naslov upravljavke. Upravljavka lahko pred obravnavo zahteve zahteva dodatne informacije, kadar so potrebne za zanesljivo identifikacijo posameznika. Upravljavka bo na zahtevo odgovorila brez nepotrebnega odlašanja in praviloma v enem mesecu od prejema zahteve, razen če zakon dopušča podaljšanje roka zaradi kompleksnosti ali števila zahtev.

15. Otroci in mladoletne osebe

Spletna stran in storitve upravljavke niso namenjene zavestnemu zbiranju osebnih podatkov otrok, mlajših od 16 let, brez ustrezne pravne podlage. Če upravljavka ugotovi, da je prejela osebne podatke otroka brez ustreznega soglasja oziroma druge pravne podlage, bo takšne podatke izbrisala ali ustrezno omejila njihovo obdelavo.

16. Povezave na druge spletne strani

Spletna stran upravljavke lahko vsebuje povezave na spletne strani, platforme ali storitve tretjih oseb (npr. LinkedIn, Instagram, Calendly). Upravljavka ne odgovarja za politike zasebnosti, varnost, vsebino ali ravnanje tretjih oseb. Posameznikom se priporoča, da se pred posredovanjem osebnih podatkov seznanijo s politikami zasebnosti teh tretjih oseb.

17. Spremembe politike

Upravljavka si pridržuje pravico, da to politiko občasno spremeni ali dopolni, zlasti zaradi sprememb zakonodaje, poslovanja, spletne strani, orodij, obdelovalcev ali prihodnjih digitalnih izdelkov.

Če bodo spremembe bistveno vplivale na pravice posameznikov ali na način obdelave osebnih podatkov, bo upravljavka posameznike o tem obvestila na primeren način, na primer z objavo na spletni strani ali po e-pošti, kadar je to potrebno.

18. Kontakt

Za vprašanja glede te politike, obdelave osebnih podatkov ali uveljavljanja pravic lahko posameznik kontaktira upravljavko na e-poštni naslov: neja@sherpiful.com.

Nadzorni organ za varstvo osebnih podatkov v Republiki Sloveniji je Informacijski pooblaščenec, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, e-pošta: gp.ip@ip-rs.si, spletna stran: www.ip-rs.si.

19. Končna določba

Ta politika začne veljati z dnem objave na spletni strani oziroma z dnem, ki je naveden na naslovnici dokumenta.

Dokument pripravila Pravica.info, pravno svetovanje, Nadija Dukić s.p., www.pravica.info